June 7, 2021

Update on Health, Safety, and Virtual Learning for SY 21-22

From the Chancellor

This post is an email sent by Chancellor Ferebee to the DCPS community on June 7, 2021.

Esta carta está disponible en español a continuación.

Dear DCPS Community,

As we approach the final weeks of the school year, we want to share more about our preparations to fully reopen for every student, every day in the fall. Today, we are providing an update on the health and safety measures that will be in place for in-person learning as well as a new virtual option available for eligible students for School Year 2021-2022. You can read about both below. 

As DC Public Schools plans for next school year, we are focused on enhancing the school experience and student learning by: strengthening relationships between students, teachers, and families; providing joyful opportunities at school that accelerate learning; continuing our unwavering focus on health and safety; and addressing inequities through systemic change.

As I shared with DC Council on May 28, we believe the best place for a student to learn is in the classroom. That is why we will fully reopen for every student, every day with their teachers and classmates this fall. Today, we want to share more about the health and safety measures you should expect in the fall and about the virtual learning policies the Deputy Mayor for Education announced last week. You will continue to hear more from us over the summer.

We also encourage you to stay involved with your school, as they will share important updates and hold family activities over the coming months, too. District-wide information will be posted online at dcpsreopenstrong.com/sy21-22.

Sincerely,

Lewis D. Ferebee, Ed.D.

Chancellor

Back-to-School Health & Safety Measures

DCPS has been recognized as a national leader for the robust health and safety measures that allowed us to reopen all buildings this past winter. We continue to lean on the expertise of the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) and DC Health for guidance on COVID-19 school operations. We also highly encourage all students age 12 and older and all staff to get vaccinated as an additional layer of protection.

For SY21-22, here’s what families can expect at school to maintain a safe environment for in-person learning:  

HVAC enhancements allow for well-ventilated spaces at every school, including state-of-the-art HEPA filters in classrooms and air quality sensors throughout the building.
Practice safe routines: All staff, students, and visitors must wear a mask or face covering, and daily PPE and hygiene supplies will be provided.
Enhanced cleaning protocols for high-touch surfaces, and a deep cleaning completed after a suspected or reported COVID-19 case.

Space arrangements: Students should be separated as far as possible, and individual desks and tables are to be facing the same direction to the extent feasible.
Student meals: Pre-K and Kindergarten students will eat in the classroom and all other grades will eat in the cafeteria. Social distancing should be followed while eating and drinking, to the extent feasible.
Student cohort interactions will be limited to the extent feasible, but there will be no cap for student or staff cohort interactions in any grade.
Screen for illness: Students and staff will complete a daily “Ask, Ask, Look” screening, but temperatures will not be taken upon arrival at school.
COVID-19 reporting protocols: Schools will report positive cases within a school community if a person has been in the building during their infectious period and follow a quarantine protocol. Additional information about asymptomatic testing will be shared over the summer.

These layered mitigation strategies will ensure that our schools are physically safe and healthy learning environments. We will regularly update our community about health and safety protocols throughout the summer, including opportunities to join safety walkthroughs at your school ahead of the start of classes to see these measures for yourself.

Virtual Learning for Students with Medical Need

We hope and expect the overwhelming majority of DCPS students will return to full-time in-person learning in the fall. However, we know there are students who have a documented medical condition who need to continue virtual learning. To support these students, DCPS will offer virtual instruction for a limited number of students who meet medical eligibility requirements. Virtual instruction based on medical need will be available across all grades from PK-12.

DCPS will provide a rich online learning environment for students who need virtual instruction, including a technology device for those who require one. Please note that we cannot guarantee access to all courses or programs; however, virtual students in secondary grades will have access to all courses required for graduation. Virtual students will be assigned to a DCPS teacher, but in some cases, it may not be with a teacher at their enrolled school. Students learning virtually may be part of an online classroom with all virtual students or, in limited circumstances, join a class where the teacher is instructing both in-person and virtual students. Additionally, students will attend all live instruction taught online, and attendance expectations for virtual students will mirror those for in-person learning.

Please also note that virtual students will not be able to participate in in-person activities at their school, including extracurricular and athletic activities, as well as before or aftercare, due to their medical needs. Meal distribution sites will still be open across the district for virtual students to receive meals.

Consistent with a District-wide policy, families whose students need virtual learning must provide a form signed by a physician or nurse practitioner that explains why their student requires this option (i.e., a documented medical need as determined by a health professional). Each student in a household that needs virtual learning should complete their own registration form.

At this time, virtual instruction will be offered on a semester basis, covering Terms 1 and 2 at DCPS (August 30 to January 26).

You can begin the registration process online here or you can drop a completed medical form off at your school. DCPS will safeguard information in alignment with all privacy laws. Families will be asked to provide their student’s name and ID number on the registration form. We encourage those who need virtual learning to complete this process by July 6 to help schools create class schedules for the fall.

After the COVID-19 Medical Consent and Certification form is uploaded online, families will be notified once their virtual learning request is processed.

Have more questions? Review the medical eligibility form and read an FAQ for families at dcpsreopenstrong.com/sy21-22/virtual.

Estimada comunidad de las DCPS,

Nos estamos acercando a las últimas semanas del año escolar y queremos compartir con las familias más sobre nuestros preparativos para reabrir completamente en el otoño para todos los estudiantes, todos los días. Hoy, les proporcionamos una noticia sobre las medidas de salud y de seguridad que se implementarán durante el aprendizaje en persona, así como una nueva opción virtual disponible para los estudiantes elegibles para el año escolar 2021-2022. Puede leer más continuación. 

A medida que las Escuelas Públicas del Distrito de Columbia planean el próximo año escolar, estamos enfocados en mejorar la experiencia escolar y el aprendizaje de los estudiantes al: fortalecer las relaciones entre los estudiantes, los maestros y las familias; brindar oportunidades alegres en la escuela que aceleren el aprendizaje; continuar con nuestro firme enfoque en la salud y la seguridad; y abordar las desigualdades a través del cambio sistémico.

Como compartí con el Consejo del Distrito de Columbia (DC Council) el 28 de mayo, creemos que el mejor lugar para que un estudiante aprenda es en el salón de clases. Es por eso que reabriremos completamente para todos los estudiantes, todos los días con sus maestros y compañeros de clase este otoño. Hoy, queremos compartir más sobre las medidas de salud y de seguridad que debe esperar en el otoño y sobre las políticas de aprendizaje virtual que el Subdelegado de la Alcaldía para la Educación anunció la semana pasada. Les proporcionaremos más información durante el verano.

También lo alentamos a que se mantenga en comunicación con su escuela, ya que les proporcionarán noticias importantes y también realizarán actividades familiares durante los próximos meses. La información de todo el distrito se publicará en línea en dcpsreopenstrong.com/sy21-22.

Sinceramente,

Dr. Lewis D. Ferebee

Canciller

Medidas de seguridad y salud para el regreso a clases

Las DCPS han sido reconocidas como líder nacional por las firmes medidas de salud y de seguridad que nos permitieron reabrir todos los edificios el invierno pasado. Continuamos apoyándonos en la experiencia de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés) y el Departamento de Salud del Distrito de Columbia (DC Health) para obtener orientación sobre las operaciones escolares de COVID-19. También recomendamos bastante a todos los estudiantes de 12 años en adelante y a todo el personal que se vacunen para tener una barrera adicional de protección.

Para el año escolar 2021-2022, esto es lo que las familias pueden esperar en la escuela para mantener un ambiente seguro para el aprendizaje en persona:  

Mejoras del sistema HVAC permiten espacios bien ventilados en todas las escuelas, incluyendo filtros HEPA de última generación en los salones y sensores de calidad del aire en todo el edificio.
Realizar rutinas seguras: Todo el personal, los estudiantes y los visitantes deben usar una mascarilla o un tapa bocas/barbijo, y se proporcionará equipo de protección personal (PPE, por sus siglas en inglés) y suministros de higiene diariamente.

Protocolos de limpieza mejoradas para las superficies de mucho contacto y una limpieza detallada después de un caso supuesto o reportado de COVID-19.
Arreglos del espacio: Los estudiantes deben estar separados lo más que se pueda, y los escritorios y mesas individuales deben estar orientadas en la misma dirección lo más que se pueda.
Alimentos para los estudiantes: Los estudiantes de prekínder y de kindergarten comerán en el salón de clases y todos los demás grados comerán en la cafetería. Se debe seguir el distanciamiento social al comer y beber, lo más que se pueda.
Las interacciones de los grupos de estudiantes serán limitadas lo más que se pueda, pero no habrá límite para las interacciones de grupos de estudiantes o personal en ningún grado.
Evaluación de enfermedades: Los estudiantes y el personal realizarán una evaluación diaria de “Pregúntele, Pregunte, Observe”, pero no se tomarán las temperaturas al llegar a la escuela.

Protocolos para informar un caso de COVID-19: Las escuelas informarán los casos positivos con la comunidad escolar si una persona ha estado en el edificio durante su período de infección, junto con un protocolo de cuarentena. Se compartirá información adicional sobre las pruebas asintomáticas durante el verano.

Estas estrategias estratificadas de mitigación asegurarán que nuestras escuelas sean entornos de aprendizaje físicamente seguros y saludables. Actualizaremos regularmente a nuestra comunidad sobre los protocolos de salud y de seguridad durante todo el verano, incluyendo las oportunidades para para participar en los recorridos de seguridad en su escuela antes del inicio de las clases para ver estas medidas por sí mismo.

Aprendizaje virtual para los estudiantes con necesidades médicas

Esperamos y creemos que la mayoría de los estudiantes de las DCPS regresen al aprendizaje en persona de tiempo completo en el otoño. Sin embargo, sabemos que hay estudiantes que tienen una afección médica documentada que necesitan continuar con el aprendizaje virtual. Para apoyar a estos estudiantes, las DCPS ofrecerán enseñanza virtual para una cantidad limitada de estudiantes que cumplen con los requisitos médicos de elegibilidad. La enseñanza virtual basada en la necesidad médica estará disponible en todos los grados.

Las DCPS proporcionarán un entorno enriquecedor de aprendizaje en línea para los estudiantes que necesiten enseñanza virtual, incluyendo un dispositivo tecnológico para aquellos que lo requieran. Tenga en cuenta que no podemos garantizar el acceso a todos los cursos o programas; sin embargo, los estudiantes que reciben enseñanza virtual en los grados secundarios tendrán acceso a todos los cursos requeridos para graduarse. Los estudiantes que reciben enseñanza virtual serán asignados a un maestro de las DCPS, pero en algunos casos, puede que no sea con un maestro en su escuela inscrita. Los estudiantes en enseñanza virtual pueden ser parte de un salón de clases en línea con todos los estudiantes que reciben su enseñanza virtual o, en circunstancias limitadas, participar a una clase donde el maestro está dando clases tanto a estudiantes en persona como los virtuales. Además, los estudiantes asistirán a toda la enseñanza en vivo que se imparta en línea, y las expectativas de asistencia para los estudiantes que reciben su enseñanza de manera virtual seguirán el paso o imitarán el aprendizaje en persona.

También tenga en cuenta que los estudiantes que reciben su enseñanza de manera virtual no podrán participar en las actividades en persona de su escuela, incluyendo las actividades extracurriculares y atléticas, así como el cuidado antes o después de clases, debido a sus necesidades médicas. Los sitios de distribución de comidas seguirán abiertos en todo el Distrito para que los estudiantes virtuales reciban las comidas.

De acuerdo con una política de todo el Distrito, las familias cuyos estudiantes necesitan aprendizaje virtual deben proporcionar un formulario firmado por un médico o enfermera especializada que explique por qué su hijo requiere esta opción (por ejemplo, una necesidad médica documentada según lo determine un profesional de la salud). Cada estudiante que necesite aprendizaje virtual debe llenar su propio formulario de inscripción.

En este momento, la enseñanza virtual se ofrecerá semestralmente, cubriendo el primer y segundo trimestre en las DCPS (del 30 de agosto al 26 de enero).

Usted puede comenzar el proceso de inscripción en línea aquí o puede entregar el formulario médico en su escuela. Las DCPS protegerán la información de acuerdo con todas las leyes de privacidad. Se les pedirá a las familias que proporcionen el nombre y el número de identificación de su hijo en el formulario de inscripción. Alentamos a aquellos que necesitan aprendizaje virtual a realizar este proceso antes del 6 de julio para ayudar a las escuelas a crear horarios de clases para el otoño.

Después de subir en línea el consentimiento médico de COVID-19 y el formulario de certificación, se les avisará a las familias una vez que se procese su solicitud de aprendizaje virtual.

¿Tiene más preguntas? Revise el formulario de elegibilidad médica y lea las preguntas frecuentes para las familias en dcpsreopenstrong.com/sy21-22/virtual.