August 18, 2021

Back to School Health & Safety Guidelines

From the Chancellor

This post is an email sent by Chancellor Ferebee to the DCPS community on August 18, 2021.

Esta carta está disponible en español a continuación.

Dear DCPS Families,

Today, we are sharing an update on our back-to-school health and safety measures and the robust plans that will be in place as we welcome back all our students. We worked hard throughout the summer to get our schools ready for your student’s return. We recognize that many of our families have questions about what their student’s experience will look like, and what protocols are in place to protect our schools from the variants of COVID-19.

DC Public Schools has a strong, layered approach to preventing the spread of COVID-19 that we detailed below.

DCPS is focused on preventing the spread of COVID-19 with universal masking, physical distancing, enhanced air filtration and cleaning, and a robust campaign for our community to get the COVID-19 vaccine alongside a vaccination requirement for staff. We are screening for COVID-19 symptoms with daily health assessments for students and staff, and we will have regular asymptomatic testing for students. We are also keeping our families informed if there is a COVID-19 case within their school.

Our robust and layered approach builds upon our experiences in operating our schools for in-person programming last year. We will continue to work closely with DC Health and health and safety experts to regularly review and adapt these measures, to make sure we are taking the strongest steps possible to keep our classrooms open for in-person learning for all our students. You will hear from us regularly as the school year progresses.

We look forward to safely welcoming our K-12 students back on August 30 and our Pre-K families on September 2.

Sincerely,

Lewis D. Ferebee, Ed.D.
Chancellor

Universal masking

All students, staff and visitors will be required to always wear a face mask on school grounds.

Consistent with DC Health’s latest guidance that encourages masks when outside in crowded areas, we will continue to require masks outside during recess, during before and after school care, and for other school day activities.
Masks can be removed for eating, drinking, and during nap time for PreK students.
If anyone does not have a mask, one will be provided upon entry to the school.

Enhanced air filtration

DCPS invested more than $24 million in HVAC enhancements to protect everyone in a school building from airborne diseases like COVID-19. These enhancements make sure more fresh air is brought into school buildings, that the air is well ventilated and filtered, and that it’s disinfected.
Every classroom has a small filtration unit with a medical-grade HEPA filter to clean the air within that space.

Required immunizations and the COVID-19 vaccine

Students must be in compliance with routine immunization requirements by their 20th school day, or they will be prohibited from attending until compliant. To see a list of required immunizations, visit dchealth.dc.gov/immunizations.

The COVID-19 vaccine is currently not required for students, but we highly encourage all eligible students and community members to get vaccinated as this is the best way to stop the spread of the virus.
Staff are required to provide proof of COVID-19 vaccination by September 19 or take a weekly COVID-19 test.
DCPS will not be able to disclose the vaccination status of individual staff or students.

Physical distancing and student interaction

Desks will be physically distanced to the greatest extent possible within classrooms.
To the extent feasible, 6 feet of spacing will be maintained between adults and students.
Student cohort interactions will be limited to the extent feasible, particularly at the elementary school level, but there is no cap for student or staff cohort interactions in any grade.
Schools are encouraged to utilize outside learning spaces where possible.

Lunchtime guidance

Students in Pre-K and Kindergarten will eat lunch in their classrooms. Students in grades 1^st – 12^th may eat in the school cafeteria.
Masks may be removed only while students are actively eating or drinking.
Cafeterias will be set up to allow the greatest amount of distance between students, and student seating will be assigned.
All schools received two large HEPA filters designed to support large spaces. One of these large HEPA filters will be placed in the cafeteria of each school. The HEPA filter placement will provide local filtration and complete air exchanges in the cafeteria.

Where possible, schools are encouraged to utilize outside eating areas or alternative locations in the building to reduce the number of students in the cafeteria at one time.

Daily health screenings

Each day before going to school, families should complete the “Ask. Ask. Look.” checklist for their student(s).
Upon entry, staff will confirm that students have completed the “Ask. Ask. Look.” checklist and conduct a visual COVID screening.

Visitor guidance

We will continue to limit visitors to our schools. All visitors must be pre-approved, confirm completion of a health assessment, and always wear a mask on school grounds.

Student arrival and dismissal

Families are not allowed to enter the building for student drop-off and pick up, except for students with a parent/guardian escort as a component of a written safety plan.

Notifications about COVID-19 cases within your school

Families will receive a notification if someone tests positive for COVID-19 within their student’s classroom and within their school.
Due to medical privacy concerns, families will not be informed which individual(s) tested positive.

Close contact and quarantine guidance

If an unvaccinated student or staff member is a close contact to someone who tests positive for COVID-19, they will be required to quarantine for at least 7 days. Students or staff may return to the classroom after 7 days if they take a COVID-19 test on or after day 5 and receive a negative result. Unvaccinated students or staff who do not take a test must quarantine for 10 days.
Vaccinated students and staff who are in close contact to someone who tests positive for COVID-19 do not need to quarantine if they are not showing symptoms but are recommended to take a test between 3 and 5 days after they are exposed.
Based on the updated guidance from DC Health, a student in a school setting is considered a close contact if they are within 6 feet of an infected person for more than 15 minutes within a 24-hour window within 2 days prior to illness onset or positive test result. Per CDC and DC Health guidance, students in a school setting who are within 3 to 6 feet of another student for longer than 15 minutes are not considered a close contact if both students are consistently wearing well-fitting masks and other mitigating factors are in place (for example, physical distancing, increased ventilation, etc.).
If there is a positive COVID-19 case within your school, contact tracers will determine who is a close contact.

To help determine who is a close contact, assigned seating will be utilized in classrooms where students are seated within 3 feet of each other.
Anyone who tests positive for COVID-19 should not attend school and should isolate for at least 10 days and show improvement of symptoms, including no fever for 24 hours.

Quarantine and classroom instruction

If a teacher is unable to provide in-person instruction, DCPS will first employ substitutes to continue in-person learning for the class.

Students who are required to quarantine will be provided with a DCPS device for learning at home. Course content will be available via canvas for students learning at home. Instruction may be fully virtual, a mix of simultaneous in-person and virtual instruction, or self-guided, depending upon the number of students quarantining and the availability of the teacher. Families will be informed about when and how virtual instruction will be provided.

Quarantine attendance policy

Students should stay home if they have COVID-19 symptoms, are a close contact of a positive case, or as recommended based on the travel guidance.
For students who are required to quarantine but not at the direction of DCPS (e.g., because a family member tested positive for COVID-19 and they were contacted by a contact tracer), the parent/guardian must provide written documentation of the quarantine. The written note must include the date of COVID-19 exposure; the length of time the student has been directed to quarantine by a medical professional or contact tracer; and the name, organization, and contact information of the medical professional or contract tracer.

Please note, students required to quarantine at the direction of DCPS (e.g., because a teacher tested positive for COVID-19) do not need to provide documentation.

Travel Guidance

Unvaccinated individuals who travel outside of the DC-Maryland-Virginia area are recommended to self-quarantine upon return. Three to five days after returning, individuals should get a COVID-19 test. If the test is negative, the self-quarantine can end after the seventh day. If no test is performed, unvaccinated individuals should self-quarantine for 10 days.
We will continue to evaluate COVID-19 case levels and vaccination rates and determine whether DCPS will modify operations around the Thanksgiving and Winter holidays. We will provide an update in October on these considerations.

Asymptomatic testing

For surveillance testing, 10 percent of students will be randomly tested each week for COVID-19, with written consent. Students must have a signed consent form on file to participate in the asymptomatic testing program.
Please click here to complete a consent form for your student! Schools will provide families with instructions on how to return the testing consent form.
We ask you to help make this measure as strong as possible by submitting a COVID-19 testing consent form.

Devices for students

All students in grades 3 and up will be issued their own technology device. For students in Kindergarten through 2^nd grade, there will be a 3 to 1 ratio of students to devices.
Students who need to quarantine will be provided with a device by their school.

Enhanced cleaning

Schools will continue to implement enhanced cleaning procedures with CDC and EPA-approved supplies.
Deep cleaning will continue to occur during scheduled school breaks and as needed, per DC Health guidance, related to any COVID-19 exposure.

Sports and extracurricular activities

Mask guidance for sports and extracurricular activities are addressed in DC Health’s tiered guidance based on the level of risk for that sport or activity such as cheerleading or band.

Estimadas familias de las DCPS,

Queremos que nuestros estudiantes estén y se sientan seguros mientras disfrutan la alegría de regresar al salón de clases y reunirse con sus compañeros y con sus maestros. Hoy, compartimos una noticia sobre nuestras medidas de salud y de seguridad para el regreso a clases y los planes completos que estarán en curso cuando les demos la bienvenida a todos nuestros estudiantes. Trabajamos bastante durante todo el verano para preparar a nuestras escuelas para el regreso de sus hijos. Reconocemos que muchas de nuestras familias tienen preguntas sobre cómo será la experiencia de sus hijos y qué protocolos existen para proteger a nuestras escuelas de las variantes del COVID-19.

Las Escuelas Públicas del Distrito de Columbia tienen un modelo sólido y de varios niveles para prevenir la propagación de COVID-19 que detallamos a continuación. Queremos que nuestros estudiantes estén y se sientan seguros mientras disfrutan la alegría de regresar al salón y reunirse con sus compañeros y con sus amigos.

Las DCPS están enfocadas en prevenir la propagación de COVID-19 con el uso universal de mascarillas, distanciamiento social, una mejor filtración de aire filtrado y limpieza, y una campaña sólida para que nuestra comunidad se vacune contra COVID-19 junto con un requisito de vacunación para el personal. Estaremos evaluando los síntomas de COVID-19 al realizar pruebas de salud diarias para los estudiantes y para el personal, y realizaremos pruebas asintomáticas regulares para los estudiantes que no estén vacunados. También mantendremos a nuestras familias informadas si hay un caso de COVID-19 dentro de su escuela.

Nuestro modelo sólido y de varios pasos se basa en nuestras experiencias en el funcionamiento de nuestras escuelas para la programación presencial del año pasado. Continuaremos trabajando en colaboración directa con los expertos de salud y de seguridad del Distrito de Columbia para revisar y adaptar regularmente estas medidas, para asegurarnos de que estemos tomando las mejores medidas posibles para mantener las puertas abiertas de nuestros salones para el aprendizaje presencial para todos nuestros estudiantes. Recibirá noticias regularmente a medida que avance el año escolar.

Esperamos darles la bienvenida de manera segura a nuestros estudiantes de kindergarten al 12º grado el 30 de agosto y a nuestras familias de prekínder el 2 de septiembre.

Sinceramente,

Dr. Lewis D. Ferebee
Canciller

Uso universal de mascarillas  

Se requerirá que todos los estudiantes, personal y visitantes siempre usen una mascarilla en las instalaciones escolares.

De acuerdo con la guía más reciente del Departamento de Salud del Distrito de Columbia (DC Health) que promueve el uso de masacrillas al aire libre en áreas con mucha gente, continuaremos exigiendo el uso de mascarillas al aire libre durante el recreo, durante el cuidado antes y después de clases y para otras actividades del día escolar.
Se pueden quitar las mascarillas para comer, beber y durante el tiempo de siesta para los estudiantes de prekínder.
Si alguien no tiene una mascarilla, se le proporcionará una al entrar a la escuela.

Filtración de aire mejorada 

Las DCPS invirtieron más de $24 millones en mejoras del sistema HVAC para proteger a todos de enfermedades aéreas como COVID-19 en los edificios escolares. Estas mejoras aseguran que entre más aire fresco en los edificios escolares, que el aire esté bien ventilado y filtrado, y que esté desinfectado.
Cada salón tiene una pequeña unidad de filtración con un filtro HEPA de grado médico para filtrar el aire dentro de ese espacio.

Vacunas requeridas y la vacuna contra COVID-19  

Los estudiantes deben cumplir con los requisitos de vacunación dentro de los primeros 20 días de clases, o se les prohibirá asistir. Para ver una lista de las vacunas requeridas, visite dchealth.dc.gov/immunizations.

Actualmente, no se requiere la vacuna contra COVID-19 para los estudiantes, pero alentamos a todos los estudiantes elegibles y miembros de la comunidad a que se vacunen ya que es la mejor manera de detener la propagación del virus.
El personal debe proporcionar un comprobante de vacunación contra COVID-19 antes del 19 de septiembre o someterse a una prueba de COVID-19 semanal.
Las DCPS no podrán revelar el estado de vacunación de los estudiantes o de los miembros del personal.

Distanciamiento social e interacción entre estudiantes  

Los escritorios estarán físicamente distanciados en la mayor medida de lo posible dentro de los salones.
En la medida de lo posible, se mantendrán 6 pies de espacio entre los adultos y los estudiantes.
Las interacciones de los grupos de estudiantes se limitarán en la medida de lo posible, particularmente en el nivel de la escuela primaria, pero no hay límite para las interacciones de los grupos de estudiantes o de personal en ningún grado.
Cuando sea posible, se anima a las escuelas a que utilicen espacios de aprendizaje al aire libre.

Guía para la hora del almuerzo 

Los estudiantes de prekínder y de kindergarten almorzarán en sus salones. Los estudiantes de 1° a 12° grado pueden comer en la cafetería de la escuela.
Se pueden quitar las mascarillas solo cuando los estudiantes estén comiendo o bebiendo.
Las cafeterías estarán configuradas para permitir la mayor distancia entre los estudiantes, y se asignarán asientos para los estudiantes.
Todas las escuelas recibieron dos filtros grandes HEPA diseñados que funcionan en espacios grandes. Uno de estos filtros HEPA se colocará en la cafetería de cada escuela. La colocación del filtro HEPA proporcionará filtración local y realizará intercambios de aire en la cafetería.

Cuando sea posible, se anima a las escuelas a que utilicen los espacios al aire libre para comer.

Evaluaciones de salud diarias 

Cada día antes de ir a la escuela, las familias deben llenar la lista de verificación de “Pregúntele. Pregunte. Observe” (Ask. Ask. Look) de su hijo.
Al entrar, el personal confirmará que los estudiantes hayan llenado la lista de verificación de “Ask. Ask. Look” y realizará una evaluación visual de COVID.

Guía para los visitantes  

Continuaremos limitando las visitas a nuestras escuelas. Todos los visitantes deben ser aprobados previamente, confirmar que hayan tenido una evaluación de salud y deben usar una mascarilla en todo momento cuando estén las instalaciones escolares.

Llegada y salida de los estudiantes 

Las familias no pueden entrar al edificio para dejar y recoger a sus hijos, excepto para los estudiantes con un padre/tutor escolta como un componente de un plan de seguridad escrito.

Notificaciones sobre casos de COVID-19 dentro de su escuela 

Las familias recibirán una notificación si alguien da positivo a COVID-19 en el salón de clases o en la escuela de su hijo.
Debido a cuestiones de privacidad médica, las familias no sabrán quién dio positivo.

Contacto directo y cuarentena 

Si un estudiante que no esté vacunado es un contacto directo con alguien que da positivo en la prueba de COVID-19, se le pedirá que se ponga en cuarentena por lo menos 7 días. Los estudiantes pueden regresar al salón de clases después de 7 días si se someten a una prueba de COVID-19 el día 5 o después y reciben un resultado negativo. Los estudiantes que no se hagan la prueba deben estar en cuarentena durante 10 días.
Los estudiantes y el personal vacunados que estén en contacto directo con alguien que de positivo a la prueba de COVID-19 no necesitan ponerse en cuarentena si no presentan síntomas, pero se recomienda que se realicen una prueba entre 3 y 5 días después de haber estado expuestos.
Según la guía actualizada del Departamento de Salud del Distrito de Columbia (DC Health), un estudiante en un entorno escolar se considera un contacto directo si se encuentra a 6 pies de una persona infectada durante más de 15 minutos dentro de un período de 24 horas dentro de 2 días anteriores al inicio de la enfermedad o al resultado positivo de la prueba. Los estudiantes que se encuentren a menos de 3 a 6 pies de otro estudiante durante más de 15 minutos no se consideran un contacto directo si existen factores de mitigación, como el uso universal de mascarillas. Si hay un caso positivo de COVID-19 dentro de su escuela, los rastreadores de contactos determinarán quién es un contacto directo.
Para ayudar a determinar quién es un contacto directo, los asientos asignados se utilizarán en los salones donde los estudiantes estén sentados a menos de 3 pies entre sí.
Cualquier persona que dé positivo en la prueba de COVID-19 no debe asistir a la escuela y debe aislarse por lo menos 10 días y mostrar una mejoría de los síntomas, incluyendo no tener fiebre durante 24 horas.

Cuarentena y enseñanza en el salón 

Si un maestro no puede enseñar de manera presencial, las DCPS primero emplearán sustitutos para continuar el aprendizaje presencial para la clase.
Los estudiantes que deben estar en cuarentena recibirán un dispositivo de las DCPS para recibir su aprendizaje en casa. El contenido del curso estará disponible a través de Canvas para los estudiantes. La enseñanza puede ser completamente virtual, una combinación de enseñanza simultánea en persona y virtual, o autoguiada, según la cantidad de estudiantes en cuarentena y la disponibilidad del maestro que necesite ponerse en cuarentena. Se informará a las familias sobre cuándo y cómo se proporcionará la enseñanza virtual.

Política de asistencia durante una cuarentena  

Los estudiantes deben quedarse en casa si tienen síntomas de COVID-19, son un contacto directo de un caso positivo o según sea necesario según la Guía para viajar.
Para los estudiantes que deben ponerse en cuarentena pero no bajo las órdenes de las DCPS (por ejemplo, porque un miembro de la familia dio positivo a COVID-19 y un rastreador de contactos se comunico con ellos), el padre/tutor debe proporcionar documentación escrita de la cuarentena. La nota escrita debe incluir la fecha de exposición al COVID-19; la cantidad de tiempo que un profesional médico o un rastreador de contactos le ha indicado al estudiante que permanezca en cuarentena; y el nombre, la organización y los datos de contacto del profesional médico o del rastreador de contactos.
Tenga en cuenta que los estudiantes que deben ponerse en cuarentena bajo órdenes de las DCPS (por ejemplo, porque un maestro dio positivo a COVID-19) no necesitan proporcionar documentación.

Guía para viajar

Se recomienda a las personas no vacunadas que viajen fuera de la zona de DC-Maryland-Virginia que se autocritiquen a su regreso. De tres a cinco días después del regreso, las personas deben hacerse una prueba de COVID-19. Si la prueba es negativa, la autocuarentena puede terminar después del séptimo día. Si no se realiza la prueba, los individuos no vacunados deben autocuarentarse durante 10 días.
Continuaremos evaluando los niveles de casos de COVID-19 y los índices de vacunación y determinaremos si las DCPS modificarán las operaciones durante las vacaciones del Día de Acción de Gracias (Thanksgiving) y de invierno. Proporcionaremos noticias en octubre acerca de estas consideraciones.

Pruebas asintomáticas 

Con un consentimiento por escrito, cada semana se realizarán pruebas al azar al 10 por ciento de los estudiantes y al personal que para detectar COVID-19. Haga clic aquí para llenar un formulario de consentimiento para su hijo.
Les pedimos que ayuden a que esta medida sea la mejor posible al enviar un formulario de consentimiento para la prueba de COVID-19 que su escuela le proporcionará durante la primera semana de clases.

Dispositivos para los estudiantes  

Todos los estudiantes de 3º grado en adelante recibirán su propio dispositivo tecnológico. Para los estudiantes de kindergarten a 2º, habrá una proporción de 3 a 1 de estudiantes por dispositivo.
Su escuela les proporcionará un dispositivo a los estudiantes que necesiten ponerse en cuarentena.

Limpieza mejorada

Las escuelas continuarán implementando procedimientos mejorados de limpieza con materiales aprobados por los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) y por la Agencia de Protección Ambiental de los EEUU (EPA).
La limpieza extensa continuará durante las vacaciones escolares programadas y según sea necesario, según las pautas del DC Health, relacionada con cualquier exposición al COVID-19.

Deportes y actividades extracurriculares 

La guía de uso de mascarillas durante los deportes y las actividades extracurriculares será basada en las pautas del DC Health basada en el nivel de riesgo para ese deporte o actividad, como porrismo/ “cheerleading” o banda de música escolar.